バックオフィスもITで効率化!書類が多くなりがちな「法務」、どう管理する?

バックオフィスの要は「効率化」と「リスク管理」

経理財務、人事、法務…バックオフィスの業務はどれも機密度合いが高く、かつ紙のでの管理が多くなりがちなのが特徴です。一方で、NPOは大企業に比べてオフィスが小さいため、保管できる書類にも限度があります。特にロッカーの少ないシェアオフィスを利用している団体の方、大量の書類をどう管理するか、頭を悩ませていませんか?

NPOがバックオフィス業務でITを利活用する最初の一歩は、「紙書類を減らした効率化」と「その効果を担保するリスク管理」です。

といっても「バックオフィス業務」は実に幅広いので、初回の今回は特に「法務」に絞ってお話いたします。

 

法務で時間を取られる、契約書の管理

法務のお仕事で一番場所を食う、そして地味に時間を食うのはなんといっても「契約書の管理」かと思います。案件を受注または発注したら、契約書を作成して、印刷して、製本テープで製本し、押印し、一部を先方に郵送して一部を返送してもらう…という、実に地道で長い工程を、契約のたびに締結する必要があります。

契約書の内容によっては収入印紙をはる必要がありますし、契約書を郵送するたびにかかる切手代もばかになりません。

そんな皆さんにおすすめなのが「電子契約書」です。

 

電子契約書とはなにか

電子契約とはその言葉のとおり、電子化された文書をインターネット上のサービスで契約を締結し、外部のデータセンター等に電子データを保管する契約の方法のことです。その方法で締結された契約書を、「電子契約書」と呼びます。

インターネット上に契約書が保管されるので、従来のように紙の状態での契約書は存在しません。契約書が紙からインターネット上に保管される方法に代わると、どんな変化が起きるのでしょうか。

 

電子契約書にすると、何がいいのか

「電子契約書って聞いたことがあるけれど、本当に大丈夫なの?」と心配なさる方が多いようです。他方で、企業の大小を問わず、電子契約書を導入している企業は昨今増加傾向にあります。なぜでしょうか。それは、「手間」と「リスク」を同時に解決できるからです。

 

電子契約書を導入することによるメリットは大きく3つあります。

 

①コスト削減

印紙代、封筒代、郵送代、そしてその作業をするスタッフの人件費と保管場所を削減することができます。なぜ電子証明書だと印紙代が削減できるの?と驚きですが、印紙税は印紙税法という法律がもとになっており、現行の法律ですと課税文書、つまり印紙を貼らなければならない文書は「書面の文書」だけを指しているため、それに電子文書は含まれないという解釈が一般的なためです。

 

②業務の効率化

先述のとおり、一通の契約書を作成するためにかかる印刷、製本、押印、郵送などの気の遠くなる工程の手間が削減できます。もう、大量の契約書の保管場所に頭を悩ませる必要もありません。

 

③リスクの管理強化

契約書がデータとして保管されるため、原本の紛失や、改ざん等のリスクを低減させることが可能です。

 

電子契約書を導入するうえでのデメリットは?

これまでの話を読む限り、いいことづくめの電子契約書ですが、本当にデメリットはないのでしょうか?
電子契約書を導入する上で、気をつけなければいけないことがあります。それは、電子契約書の「有効期限」です。電子契約書は手書きの署名やハンコがなく、署名は電子署名、ハンコはタイムスタンプとよばれ、どちらも電子データです。ともに暗号技術を基盤としたものなので、今後技術が進化していくと、いつかその暗号が破られる可能性があります。そのため、有効期間を定め、定期的に契約を結び直すことで、そのリスクを排除することが重要になってきます。電子契約書は電子署名のみの場合有効期限は通常1-3年間といわれており、電子署名にタイムスタンプを加えた場合は10年間と言われています。長期の契約を結ぶ時は注意が必要なので、導入を検討されているNPOは一度顧問弁護士にご相談されることをおすすめします。

 

では、実際に電子契約書のサービスを見てみましょう。現在複数の電子契約書サービスがありますが、今回は認知度、サービス充実度がともに高い、クラウドサインとAgreeをご紹介します。

 

まず無料でためしたいならクラウドサインがおすすめ

2017年に導入企業が10,000社を超えた、認知度も高いサービスです。弁護士集団の弁護士ドットコム株式会社が提供しているサービスのため、法的にも安心して利用できます。

また、2018年6月現在、月10件までであれば無料で利用できる「フリープラン」があるので、まずどんなものなのか試してみたい、というNPOにおすすめです。契約書の締結量があまり多くないNPOであれば、ずっと無料で使い続けられるかもしれません。

 

証拠力を万全にしておきたいならAgreeがおすすめ

電子契約といえども、契約書には万全の安全性を担保してほしい!そんなNPOにはAgreeがおすすめです。こちらもインターネット大手のGMOが提供しているサービスなので、安全性や利便性は充実しています。

特に、先述の電子契約書の有効期限のデメリットについてですが、Agree締結「実印版」のサービスを使えばタイムスタンプの有効期限前にシステム上で自動的に延長してくれるため、長期保管が必要な契約にも安心して利用することができます。

 

まとめ

「バックオフィスのIT効率化」第一弾は法務面のご紹介をしましたが、いかがでしたか。特に法務などの重要文書はリスクのないよう大切に扱いつつ、日々の業務を少しでも楽にして、幅広い業務をさくっとこなしていきたいですよね。

電子契約書に興味のわいた方は、ぜひ検討してみてください。

 

・クラウドサイン

https://www.cloudsign.jp/

 

・Agree

https://www.gmo-agree.com/

 

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この記事を書いた人

株式会社カルミナ 経営管理担当

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