バックオフィスもITで効率化!経理業務は「連携」を意識してスマートに管理しよう

法人格や団体の大小を問わず、必ず発生するのがバックオフィス業務。前回はバックオフィスでも特に書類が多くなりがちな法務の契約書管理について、電子契約書を使った管理方法をご紹介しました。

ただバックオフィスは法務以外にもたくさんあります。そこで今回は、経理業務にフォーカスを当てたいと思います。

経理業務は日々の入出金管理、月次の給料支払、年次の税金納付…経理業務と一言で言ってもたくさんの業務があり、しかも継続的に発生します。突発的ではなく定期的に発生する業務だからこそ、無駄をなくして効率的に仕事したいですよね。

少人数で多くの仕事を回さなければならないNPOの皆様におすすめのバックオフィス業務管理のコツ2回目は、「経理業務のIT効率化」をテーマにしてお伝えしたいと思います。

 

経理業務効率化、3つのポイント

まず、経理部門が担当する仕事は、日々の経理業務、月次の経理業務、そして年次の経理業務の大きく3つに分けられます。

ということは、発生頻度の多い日々の経理業務と月次の経理業務を効率化できると、ぐっと楽になります。経理業務のIT効率化について、カルミナがおすすめする3つのポイントを紹介します。

 

①会計システムを導入しよう

②ネットバンクを使おう

③とにかく連携してみよう

 

以下、一つ一つ見ていきたいと思います。

 

①会計システムを導入しよう

現在、手書きで帳簿を作成している団体さんがいましたら、ぜひこの機会に会計システムの導入をおすすめします。

現在の会計システムは本当に便利になっています。例えば会計システムと銀行の入出金情報を容易に連携させることができます。つまり、今まで通帳の履歴を見ながら一つ一つ仕訳を作成していたのが、ボタンひとつで銀行の入出金情報全てがシステムに反映され、かつそれを自動で仕訳にしてくれるのです。さらに、その仕訳データをもとに、残高試算表から貸借対照表・損益計算書までをほぼ自動で作成することができます。

単純にシステム化することで人的コストが削減できるだけなく、手書きによる記帳ミスが大幅に減ります。

これにより日々の経理業務、月次の経理業務にかかる時間を大きく短縮できます。

どの会計システムが良いかは、いろいろなサイトでおすすめ会計システム比較がされているので一度調べてみてはいかがでしょうか。

 

②ネットバンクを使おう

IT効率化の面で言うとネットバンクがおすすめです。経理のお仕事をされている皆さん、「これ、急ぎで支払い処理してくれませんか」と団体メンバーから言われたことはありませんか。ネットバンクなら、銀行の営業時間や支店の場所に左右されずすぐに手続きできます。

一般的にネットバンクの振込手数料は他の銀行より安くなる(例えば3万円以上を他行に振り込む場合、三菱UFJ銀行であれば432円かかりますが、ジャパンネット銀行であればおよそ半分の270円です)ため、利便性だけでなくコスト削減の観点からもおすすめです。

他の団体さんからの振込を受け付ける入金口座はメガバンクにしておきたい、という事情もあるかと思いますので、出金口座だけネットバンクにするなど、入金口座と出金口座を分けることも選択肢の一つとして検討してもよいかもしれません。

では具体的にどのネットバンクが使いやすいのでしょうか。ここでは二つのネットバンクをご紹介します。

 

-ペイジーでの支払処理がある団体は、ジャパンネット銀行がおすすめ

ジャパンネット銀行の強みの一つは、ペイジーでの支払処理が可能ということです。税金や公共料金、各種料金の支払いをペイジーで行いたい、という団体さんもいるかもしれません。すべてのネットバンクがペイジーに対応しているわけではないので、ペイジーが利用できるネットバンクなのかを導入前に確認しておきましょう。

ジャパンネット銀行は法人口座の場合、1事業所に対し最大20口座まで作成することができます。全国各地に支店があり、それぞれ口座を分けたいという団体の場合は、新規に銀行口座を開設するより簡単に複数口座をもつことができるのでおすすめです。

 

ジャパンネット銀行

https://www.japannetbank.co.jp/

 

-海外送金があるなら楽天銀行がおすすめ

海外に支店があり、海外への送金や海外からの送金受け取りを頻繁に行う団体さんもいると思います。そんな団体さんには、海外送金及び海外からの送金受け取りに対応している楽天銀行がおすすめです。(前述のジャパンネット銀行は日本国内の取引だけで海外とのやりとりは対応していません)

海外送金というと、送金手数料や受取手数料が高いことが悩みですよね。特にメガバンクだと送金手数料だけで3,000〜4,000円かかるのもザラですが、楽天銀行なら1,000円程度で送金でき、受け取り手数料も金額にかかわらず2,000円程度で対応してくれます。同じサービスを受けるなら安いほうがいいですよね。

楽天銀行なら送金手続きを24時間インターネットでできて窓口にいく必要がなく、これもネットバンクの大きなメリットです。

 

楽天銀行

https://www.rakuten-bank.co.jp/business/

 

③とにかく連携してみよう

会計システムを導入してネットバンクの口座を開設したら、ネットバンクの口座情報を会計システムに連携させましょう。これで仕訳がほぼ自動で行えるようになります。

さらに付帯サービスとして社員の経費精算フローをシステム化して提供している会計システムも増えています。社員が付帯のシステムに交通費や会議費などの経費を入力して承認されると、それが会計システムに繋がり仕訳までを一気通貫でできるという仕組みです。

すると、いままでバラバラに行っていた経理業務を一つのシステムで行うことができるようになります。

会計システムによってはどこまでの情報をどれだけ連携できるかが少しずつ異なるので、確認してみることをおすすめします。

ただ情報を連携すればするほどセキュリティ上のリスクも上がります。システムにログインできる人数を制限したり定期的にパスワードを変更するなど、情報漏えいにも注意しておくようにしましょう。

 

まとめ

「バックオフィスのIT効率化」第二弾は経理財務面のご紹介をしましたが、いかがでしたか。

経理のIT化はコストやリスクの削減に大きな効果を生むことをおわかりいただけましたか。一方で会計システムを導入することで一日でも従来の経理フローが止まってしまうと大変なことになるのも事実です。それが面倒で、不便だと思いつつも従来のやり方を継続してしまうという団体さんもいらっしゃるかもしれません。

それは忙しい決算期に被らないタイミングで導入する、従来の経理フローと並行させながら新システムを導入するなど工夫することで克服できます。

経理業務のIT効率化、ぜひ一度検討してみてはいかがでしょうか。

 

ノウハウ

メールマガジンにご登録お願いします。



ITに関するお困りごとがあれば、お問い合わせください!
ITツールが決まっていなくても、導入が決まっていなくても構いません。ぜひ一度そのお悩みや課題をお聞かせ下さい。
この記事を書いた人

株式会社カルミナ 経営管理担当

NPTechナビ