ITツール導入で失敗しないために気を付けたい5つのこと

ITツールは、適切に活用することで、業務改善やコスト削減などのメリットをもたらすだけでなく、戦略立案の手助けとなってくれます。

しかしながら、ツール導入の仕方を誤ってしまうと、期待していた効果は得られず、そこに費やしたお金や人などのコストが無駄になってしまうことも少なくありません。

ITツール導入で失敗しないために、組織・チームで気を付けておくべきことを、5つにまとめてみました。

1.導入目的を組織・チームで共有する

1人で目的の達成を目指すのであれば、目的の共有は必要ありません。しかし、現実には組織・チームでその目的の達成を目指します。目的を共有できていないままITツールの導入を進めていくと、空中分解を起こしてしまいます。

目的が共有できていないということは、個々人がITツールの導入にそれぞれの理想の状態を思い描いてしまっていると言い換えることができます。例えば、理事と業務担当者では立場や視点が異なるため、ITツールに期待することも異なってきます。

ITツールはあくまでもその理想の状態に到達するための方法の1つに過ぎません。また、目的によって最適なITツールは異なってきます。適切なITツールを選定するためにも、目的の共有は不可欠です。

何を変えたいのか、どんな効果を期待しているのか、かならず理想の状態があるはずです。ITツールを導入する前に一度立ち止まって、そもそもなぜITツールを導入するのか、その目的を組織・チームで共有してみましょう。

2.現状の工数を把握する

ある作業にかかっている現状の工数(あるいはある作業から得られる成果)を把握しておくことは、ITツール導入の成否を評価する上で、あるいはITツールの利用の継続/停止を判断する上で重要です。

ITツールの導入は投資です。導入前と導入後で同じ作業をした時に、どれだけその作業にかかわる人や時間を減らすことができたのか(あるいはその作業から得られる成果がどれだけ増えたのか)がわからなければ、ITツールを導入した効果が見えません。効果が見えなければ、ITツールを導入したことが成功だったのか、失敗だったのか判断がつけられなくなります。

また、投資である以上、効果のない施策にコストをかけることは得策とは言えません。効果がないのであれば、ITツールの利用を止める、他のITツールに乗り換えるといった決断も場合によっては必要です。

現状の作業方法でかかっている工数は、業務担当者に協力してもらい、実際に時間を計測することができます。例えば、寄付者データ1件を入力するのにかかる時間や、配信するメルマガの準備時間などがこれに該当します。

現状の作業方法で得られている成果であれば、月間の新規寄付申込者数や入金金額などを指標とすることが可能です。

3.業務担当者を巻き込む

ITツールの導入を検討する人と業務担当者が同じである場合は問題ありませんが、違う場合には、業務担当者と一緒に検討を進めることを忘れないでください。

業務のことを一番理解しているのは、その業務で実際に手を動かしている担当者です。特にどのITツールを導入するかを検討する段階では、ITツールにどのような機能が必要であるかを業務担当者は知っています。業務内容と照らし合わせることで、適切なITツールの選定を行うことができます。

また、導入後にそのITツールを使用するのも業務担当者です。後述しますが、ITツールは導入した後の運用が肝心です。業務に必要な機能が導入したITツールから漏れ落ちてしまっていると、そのITツールは業務で活用することができなくなるため、導入後に使われなくなってしまいます。業務担当者は文脈を理解しているため、検討など初期段階から関わってもらうことで、導入後の運用でも協力を得やすくなります。

4.外部への委託作業を選別する

ITツールの導入を行う際、外部のベンダー、あるいはコンサルティング業者に作業を委託することがあると思います。しかし、外部へ作業を委託する際に、内部でできることと外部へ委託すべきことの切り分けを行っていますか?

委託作業にかかる費用は、基本的に作業量に比例します。外部への委託作業量が増えると、その分費用は高くなってしまいます。外部への委託作業量が少なければ、費用は安くなります。

費用面を考えると、すべての作業を組織・チーム内で進められることが理想ですが、プログラムを書くような開発、カスタマイズが必要な場合、知識・スキル面で外部に頼らざるを得ない状況があることも事実です。その一方で、業務フローの整理やデータの項目一覧の作成など、内部のメンバーだけでも行うことができる作業はあります。

必要な作業を外部に丸投げするのではなく、メンバーのITリテラシーの度合いとITツール導入に割ける人的リソースとのバランスを見ながら、外部への委託作業の選別を行ってみることをお勧めします。

5.運用方法を決める

ITツールは導入して終わりではなく、日々の運用をきちんと行うことが非常に重要です。梃(てこ)の原理に例えるならば、ITツールはあくまで梃であり、力点に力を加えなければ、つまり人が実際に使わなければ、その作用=効果を得ることはできません。

導入後にスムーズな運用を開始するためには、導入前に運用の責任者と担当者を決めておき、その責任者・担当者が中心となって、運用方法を準備しておく必要があります。場合によっては、導入するITツールの活用方法についての研修を受けに行くことも良いかもしれません。

また、導入後の運用にかかる工数も確保しておきましょう。導入直後は業務フローが変わったり、操作に不慣れなことから、これまでよりも作業に時間がかかることが想定されます。運用担当者が慣れるまでの時間的な猶予も見積もっておく必要があります。

まとめ

ここまでITツール導入で失敗しないために気を付ける5つのことを見てきました。

振り返っておきましょう。

  1. 導入目的を組織・チームで共有する
  2. 現状の工数を把握する
  3. 業務担当者を巻き込む
  4. 外部への委託作業を選別する
  5. 運用方法を決める

本稿で紹介したこの5つのことに気を付けながら、ITツールの導入の参考にしてみてください。

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この記事を書いた人

株式会社カルミナ ITスペシャリスト

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